Datenschutzinformation zur elektronischen Unterzeichnung mit Adobe Acrobat Sign

Information gemäß Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung

1. Gegenstand dieser Datenschutzinformation

Mit dieser Datenschutzinformation informieren wir Sie gemäß Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der elektronischen Unterzeichnung und Verwaltung von Dokumenten über „Adobe Acrobat Sign for Enterprise“.

Diese Datenschutzinformation betrifft den technischen Signaturprozess. Soweit das zu unterzeichnende Dokument Teil eines Vertrags-, Beschäftigungs- oder sonstigen Rechtsverhältnisses ist, können ergänzende Datenschutzinformationen für die damit verbundene Verarbeitung gelten.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

Audi Immobilien Solutions GmbH
Bei der Arena 5
85053 Ingolstadt

Telefon: +49 (0) 841 9745930
E-Mail: info@audi-is.de

3. Datenschutzbeauftragter

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:

datenschutzmanufaktur
Inh. Rechtsanwalt Mümtaz Kilic
Hermanstraße 29
86150 Augsburg

Telefon: +49 821 4552265
E-Mail: datenschutz@audi-is.de

4. Verarbeitete personenbezogene Daten 

Im Rahmen des elektronischen Signaturprozesses können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Funktion und sonstige Kontaktdaten,
• Inhalte des zur Unterzeichnung bereitgestellten Dokuments und der darin enthaltenen Formularfelder,
• Signaturdarstellung und Angaben zur Unterzeichnung,
• Datum und Uhrzeit der einzelnen Bearbeitungs- und Signaturschritte,
• IP-Adresse sowie Angaben zum verwendeten Browser und Endgerät,
• Informationen über den Versand, den Aufruf, die Weiterleitung, die Ablehnung und den Abschluss des Signaturvorgangs,
• Authentifizierungs- und Sicherheitsdaten sowie
• das mit dem Dokument verbundene Bearbeitungs- und Prüfprotokoll.

Die konkreten Daten richten sich nach dem jeweiligen Dokument, dem gewählten Signaturverfahren und den eingesetzten Authentifizierungsmerkmalen.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung 

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um

• Dokumente elektronisch zur Prüfung und Unterzeichnung bereitzustellen,
• die Identität und Berechtigung der unterzeichnenden Person nachvollziehen zu können,
• den Ablauf und den Abschluss des Signaturvorgangs zu dokumentieren,
• die Integrität, Authentizität und Beweiskraft der unterzeichneten Dokumente sicherzustellen,
• Verträge und sonstige rechtlich relevante Dokumente effizient zu verwalten sowie
• gesetzliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten zu erfüllen.

Soweit Sie selbst Partei eines Vertrags sind oder die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Unterzeichnen Sie als Beschäftigter, Ansprechpartner oder Vertreter eines Geschäftspartners, erfolgt die Verarbeitung grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen bestehen in einer effizienten und medienbruchfreien Vertragsabwicklung, der Beschleunigung von Freigabe- und Unterschriftsprozessen sowie der rechtssicheren Dokumentation des Vorgangs.

Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Dokumentations- oder Aufbewahrungspflichten erforderlich ist, beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Bei Beschäftigten der Audi Immobilien Solutions GmbH kann die Verarbeitung ergänzend auf § 26 BDSG gestützt werden, soweit sie für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

6. Empfänger der Daten 

Innerhalb der Audi Immobilien Solutions GmbH erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für die Durchführung und Verwaltung des jeweiligen Vorgangs benötigen.

Zur technischen Durchführung des Signaturprozesses setzen wir insbesondere folgenden Auftragsverarbeiter ein:

Adobe Systems Software Ireland Limited
4-6 Riverwalk, Citywest Business Campus
Dublin 24, Irland

Darüber hinaus können mit der konzernweiten Bereitstellung, Lizenzverwaltung, Administration oder technischen Unterstützung beauftragte Unternehmen des Audi- beziehungsweise Volkswagen-Konzerns sowie weitere IT-Dienstleister Zugriff auf die hierfür erforderlichen Daten erhalten. Diese Dienstleister dürfen die Daten nur im Rahmen der mit ihnen getroffenen vertraglichen Vereinbarungen und Weisungen verarbeiten.

Eine Weitergabe an andere Empfänger erfolgt nur, soweit dies zur Durchführung des jeweiligen Vertrags- oder Rechtsverhältnisses erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder die Weitergabe zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig ist. Hierzu können insbesondere andere Vertragsparteien, verbundene Unternehmen, externe Berater, Gerichte und Behörden gehören.

7. Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Bei der Nutzung von Adobe Acrobat Sign können Adobe oder von Adobe eingesetzte Unterauftragsverarbeiter personenbezogene Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten.

Soweit für das betreffende Land kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht, erfolgt eine Übermittlung insbesondere auf Grundlage der von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln und erforderlichenfalls zusätzlicher technischer und organisatorischer Schutzmaßnahmen.

Weitere Informationen können beim Datenschutzbeauftragten angefordert werden.

8. Speicherdauer

Die unterzeichneten Dokumente und die zugehörigen Nachweis- und Prüfprotokolle werden so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung des jeweiligen Vertrags- oder Rechtsverhältnisses sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

Nach Ablauf der einschlägigen Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht, sofern sie nicht weiterhin zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden.

Technische Protokoll- und Nutzungsdaten werden gelöscht, sobald sie für die Durchführung, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit des Signaturvorgangs nicht mehr erforderlich sind.

9. Cookies und ähnliche Technologien

Für die Bereitstellung der browserbasierten Signaturfunktion können technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden. Diese sind erforderlich, um den Signaturvorgang aufzurufen, sicher durchzuführen und die Sitzung aufrechtzuerhalten.

Soweit darüber hinaus nicht technisch erforderliche Technologien eingesetzt werden, erfolgt dies nur auf Grundlage Ihrer vorherigen Einwilligung.

10. Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der für den Signaturprozess erforderlichen personenbezogenen Daten ist grundsätzlich notwendig, um das betreffende Dokument elektronisch unterzeichnen zu können.

Ohne die erforderlichen Angaben kann der elektronische Signaturvorgang gegebenenfalls nicht durchgeführt oder abgeschlossen werden. Soweit möglich, kann im Einzelfall eine andere Form der Unterzeichnung vereinbart werden.

11. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet im Rahmen des elektronischen Signaturprozesses nicht statt.

12. Ihre Datenschutzrechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf

• Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
• Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO sowie
• Widerspruch gegen eine auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhende Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO.

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie sich an datenschutz@audi-is.de wenden.

Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Wir werden die Verarbeitung dann einstellen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 18
91522 Ansbach

Stand: Juli 2026